Activiti è un modulo di Alfresco per il Business Process Management, permette di unire la gestione d'impresa e l'information technology grazie a un interfaccia che mette tutto a portata di mouse, senza la necessità di conoscere linguaggi di programmazione. Inoltre, consente di gestire i processi aziendali dando forma grafica, quindi fisica, ad un processo produttivo o a un servizio; in questo modo il processo viene definito e di conseguenza può essere controllato, migliorato e reso più efficace.

COME PUÒ AIUTARE L'AZIENDA IL BUSINESS PROCESS MANAGEMENT?

Alfresco Activiti è una soluzione di BPM - Business Process Management (gestione dei processi aziendali) per l'impresa, pensata sia per i normali utenti che per gli addetti ai lavori. A differenza della maggior parte delle soluzioni BPM, troppo rigide e che non permettono agli utenti di adattarsi a situazioni non usuali, Alfresco Activiti da all'operatore la possibilità di gestire eccezioni al processo, concedendogli di inserire modifiche in corsa o di attingere informazioni da casi già affrontati in azienda, con l'evidente vantaggio della risoluzione del problema secondo un riflesso controllato e senza la necessità di fermare la produzione per interpellare il Business Analyst.

In determinati casi un operatore potrebbe avere necessità, senza che sia previsto nel suo processo, di richiedere l'aiuto di altri colleghi per lo svolgimento del suo compito, Alfresco Activiti è in grado di gestire e accordare queste eventualità; infatti agli operatori è concessa la possibilità di convocare collaboratori per la risoluzione del processo. Risultato: soluzione rapida ad un caso anomalo grazie alla collaborazione!

Alfresco Activiti permette anche il monitoraggio istantaneo e continuo di ogni singolo processo, da quelli più globali e astratti come la gestione dei clienti, fino ai più discreti passaggi produttivi, quali le operazioni eseguite in produzione dagli operatori sulle macchine e, ancora, l'avanzamento di pratiche burocratiche in amministrazione gestite dagli impiegati.

La definizione fisica dei processi aziendali gestiti tramite software e il controllo offerto da Activiti, permettono di: ridurre gli errori umani, avere la precisa percezione dell'avanzamento dei lavori, analizzare i dati registrati per individuare punti deboli nascosti, rilevare colli di bottiglia, ridefinire nuovi processi migliorati.

Alfresco Activiti rende più semplice e veloce gestire e migliorare i processi aziendali, perché permette di operare scelte sulla base di dati concreti e non di opinioni soggettive; i benefici del BPM possono essere percepiti anche nelle situazioni semplici ma i maggiori vantaggi si hanno in condizioni che coinvolgono procedimenti ripetuti continuamente o con una grande varietà di operatori

LE FEATURE PRINCIPALI DI ALFRESCO ACTIVITI

Interfaccia grafica "drag & drop"
Semplice modellare ed installare processi aziendali
Rende il processo comprensibile a tutti
Non è richiesta conoscenza né scrittura di codice
Controllo dei processi global in corso con profondità di controllo fino al livello operatore/macchina
Statistiche per controllare e migliorare i processi
Integrazione nativa con Microsoft Office
Pieno supporto allo standard BPMN 2.0
Possibilità di collegarsi ad altri servizi IT senza dovere scrivere codice
Gestire e migliorare i processi aziendali
BPM I benefici del ciclo retroattivo di gestione dei processi. DEFINIRE Definire inizio e fine del processo, i passaggi e gli attori che lo compongono REALIZZARE Realizzare le procedure e i tempi da seguire durante le attività del processo OPERARE Definire le responsabilità degli attori coinvolti e valutare il loro operato ANALIZZARE Analizzare i risultati ottenuti per migliorare la definizione dei processi

LA BUSINESS ANALYSIS IN PUNTA DI MOUSE

Fraintendere l'utilità di Alfresco Activiti e ridurlo ad un banale strumento di controllo sui processi è sbagliato, nella realtà delle cose l'estensione delle sue capacità è molto più ampia, grazie agli strumenti messi a disposizione. Infatti, definendo e correlando i processi è tecnicamente possibile riuscire a realizzare un sistema gestionale su misura, perfettamente dimensionato alle necessità dell'impresa e, andando oltre, potremmo arrivare addirittura a rappresentare il totale funzionamento dell'azienda. Afresco Activiti permette di ottenere il reale controllo sull'impresa.

Alfresco Activiti da' pieno supporto allo standard di settore BPMN 2.0; lo svolgimento del Business Analyst è semplice grazie agli strumenti intuitivi messi a disposizione, ogni processo può essere realizzato solo con l'uso del mouse con il quale si possono definire le attività, i tempi, i mezzi e gli attori coinvolti, ad ogni passaggio possono essere collegate particolari operazioni, come l'inserimento di una nota, o un form di dati, oppure un casellario da completare. Alfresco Activiti può anche aiutare le aziende a dimostrare la loro conformità a determinati standard richiesti da clienti o a rispondere a precise normative di settore, grazie agli schemi dei processi e ai dati operativi registrati durante le attività lavorative.

Alfresco Activiti non soffre di problemi di performance, è scalabile, quindi si adatterà sempre al relativo carico di lavoro; può essere integrato anche in altri sistemi di Enterprise Content Management (ECM), come ad esempio Alfresco One.

ALFRESCO ACTIVITI + BUSINESS ANALYST

Con questa tabella comparativa, intendiamo dare una semplice idea dei benefici che può trarre un azienda grazie ad un Business Analyst e al BPM con Activiti. Se gestito male il BPM può portare a distrarre o sovraccaricare i lavoratori generando fenomeni di insofferenza verso i controlli, eseguito nel modo giusto, invece, il BPM tende a risultare trasparente. Con Activiti in taluni casi i lavoratori arrivano ad affidarsi e ad appoggiarsi totalmente alla guida dei processi; chiaramente esistono aziende che anche senza questo strumento riescono ugualmente ad operare egregiamente, stanno tuttavia perdendo un'opportunità di crescita.

I PASSAGGI DI UN PROCESSO BPM

  • Identificare il processo
  • Definire l'inizio e la fine del processo con relative dipendenze
  • Definire lo scambio di informazioni tra i vari attori
  • Definire le procedure da seguire durante tutti i passaggi del processo
  • Definire i tempi da seguire per lo svolgimento dell'attività/processo
  • Valutazione dell'operato
  • Attribuire le responsabilità degli attori coinvolti nel processo
  • Analizzare i dati ottenuti dal controllo sui processi

ESEMPI A CUI APPLICARE IL BPM

  • Automatizzare e ottimizzare i processi operativi di un reparto spedizione.
  • Autorizzazione e pagamento delle fatture passive.
  • Approvazione delle note spese o ferie.
  • Gestione controllo qualità.
BPM
Manager
Dipendente
Azienda
No BPM

 

Si BPM

 

Activiti

 

Activiti +
Business Analyst

 

"Grazie ad Alfresco Activiti riesco a completare molto più in fretta i piani BPM, in tre ore faccio quello che prima, tramite codice, mi avrebbe occupato quasi due settimane."
Leonardo Mattioli Project Manager CASTGroup

Per maggiori informazioni sulla tecnologia Alfresco Activiti visita il sito Alfresco Activiti