Protocollazione documenti con Alfresco per FIDAL

Protocollazione automatizzata con Alfresco.

Rapida e semplice ricerca dei documenti FIDAL con Alfresco.

Per una federazione ampia come la FIDAL, le comunicazioni sono all'ordine del giorno, le trattazioni tra le più diversificate, iscrizioni a gare, rapporti con e sugli atleti, organizzazione di eventi, comunicazioni tecniche e finanziarie, gestione del personale, comunicazioni alle società affiliate, potremmo continuare ad elencarne ancora molte.
Va da se che tutta questa mole di dati se non organizzata nel modo giusto, potrebbe causare grossi problemi di gestione e di passaggio di informazioni.

La necessità era quindi quella di disporre di un sistema informatico automatizzato, non solo per gestire il salvataggio delle comunicazioni via email, ma anche di tutti i documenti allegati e non.

Strumento principe per gestire questo genere di casistiche è Alfresco, facilmente integrato ad Outlook, il programma di gestione della posta usato da FIDAL, con un plugin modificato all'uopo da CASTGroup. Quando una mail e tutti i sui allegati necessitano di essere salvate e catalogate, per gli addetti FIDAL è sufficiente un semplice click su di un pulsante per avviare la procedura automatica che andrà a stivare i documenti in un apposito direttorio, strutturato per anni.

Ad ogni documento è possibile abbinare dei tag, automatici o personalizzati in modo da rendere più semplice la ricerca, sia per tipo che per argomento, per tema, per evento o secondo le più disparate necessità della federazione.
In caso di necessità, il sistema non si limita alle semplici comunicazioni via email, ma manualmente è possibile caricare e taggare qualsiasi tipo di documento nel sistema.

Ogni singolo caricamento viene registrato sotto un protocollo univoco, quindi non c'è rischio di sovrascrivere o perdere dei dati, tutto ciò alleggerisce il carico burocratico alla Federazione FIDAL, che così può permettersi di occuparsi maggiormente di ciò che sa fare meglio, l'atletica leggera.

Sfide

  • Integrazione tra Outlook e Alfresco.
  • Protocollazione automatica delle comunicazioni via email.
  • Protocollazione automatica degli allegati via email.
  • Protocollazione automatica di documenti caricati manualmente dagli utenti.
  • Possibilità di taggare ogni documento con tag specifici o personalizzati.
  • Ricerca dei documenti rapida ed efficace grazie ai tag.
  • Organizzazione sequenziale e separata in base annua dei documenti.

Soluzione

Con il plugin di interconnessione tra Alfresco e Outlook, si rende possibile l'archiviazione automatica delle email e dei documenti in maniera certa e sicura, sia automaticamente che manualmente, grazie alla possibilità di taggare in maniera specifica ogni singolo documento, è semplice ritrovarlo subito con una rapida ricerca per argomenti. Ogni documento è salvato e catalogato in base annuale tramite procedure automatiche.

Alfresco e Archiviazione sostitutiva

Con Alfresco ogni documento viene reso disponibile a chi di competenza, unito a una guida che informa sulle operazioni da completare prima del suo passaggio ad altri operatori e della eventuale condivisione con i gruppi di lavoro interessati. CASTGroup inoltre ha realizzato plugin e personalizzazioni topiche per rispondere a necessità personalizzate.

FIDAL - Federazione Italiana di atletica leggera Emilia Romagna

La Federazione Italiana di Atletica Leggera è l’ente di riferimento per la pratica della disciplina nel nostro Paese, costituito in via democratica dalle rappresentanze delle associazioni sportive ad essa affiliate.

Un panorama vastissimo, che racchiude l'attività di vertice e quella di base, l'altissimo profilo agonistico e quello di sostegno allo sviluppo dei giovani e alla tutela della salute degli adulti, in un unicum che è, soprattutto, la somma delle tante passioni per l'atletica accese quotidianamente in Italia. Attorno a valori come la lealtà, il rispetto di sé, delle norme di gara e dell'avversario.

Pubblicata Dal 23/01/2019